Tugas Kuliah
Sistem Informasi
Manajemen
DOSEN:
ALDRI FRINALDI, S.H.,M.HUM
NIP.19700212
199802 1 001
- Kerangka Dasar
Pengambilan Keputusan
Dalam manajemen
pengambilan keputusan memegang peranan yang paling penting karena keputusan
yang di ambil oleh manajer merupakan hasil pemikiran akhir yang dilaksanakan
oleh bawahannya atau mereka yang bersangkutan dengan organisasi yang ia pimpin. Pengambilan
keputusan tidak boleh dilakukan secara sembarang. Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemikiran dalam rangka
pemecahan suatu masalah untuk memperoleh hasil akhir untuk dilaksanakan.
Model
pengambilan keputusan menurut Herbert A.Simon terdiri dari 3 tahap yaitu :
1.
Pemahaman, menyelidiki
lingkungan kondisi yang memerlukan keputusan
2.
Perancangan, menemukan,
mengembangkan, dan menganalisis arah tindakan yang mungkin dapat digunakan
3.
Pemilihan, memilih
arah tindakan tertentu dari semua arah tindakan yang ada
Dari model simon diatas
mempunyai hubungannya dengan Sistem Informasi Manajemen
yang di ikhtisarkan untuk 3 tahap model simon yaitu :
Tahap Proses Pengambilan Keputusan
|
Hubungannya dengan SIM
|
Pemahaman
|
Proses penyelidikan mengandung pemeriksaan data baik
dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan cara khusus
|
Perancangan
|
SIM harus mengandung model keputusan untuk mengelolah
data dan memprakarsai pemecahan alternatif
|
Pemilihan
|
SIM menjadi paling efektif apabila hasil perancangan
disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan keputusan
|
v Kerangka Kerja dan Konsep untuk Pengambilan Keputusan
Ada beberapa cara untuk
mengklasifikasikan pengambilan keputusan. Pemahaman terhadap kerangka kerja dan
konsepnya akan bermanfaat untuk pembahasan berikutnya.
·
Sistem Pengambilan
Keputusan
Sebuah sistem keputusan,
yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup ata
terbuka.
1.
Sistem Keputusan
Tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari
masukan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil
keputusan dianggap:
a.
Mengetahui semua perangkat
alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing masing.
b.
Memiliki metode yang
memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
c.
Memilih alternatif yang
memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan/kegunaan.
2. Sistem Keputusan Terbuka memandang
keputusan sebagian berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak
diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses
keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Dibandingkan dengan ketiga anggapan
model tertutup, model keputusan terbuka menganggap bahwa pengambilan keputusan:
a. Tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasil.
b. Melakukan pencarian secara terbatas untuk menemukan beberapa
alternatif yang memuaskan.
c. Mengambil suatu keputusan yang memuaskan tingkat aspirasiny
- Teori Pengambilan Keputusan
Teori pengambilan keputusan menekankan bahwa terdapat tujuh langkah yang
harus ditempuh, yaitu:
1. Identifikasi
permasalahan yang dihadapi
Ada
ungkapan yang mengatakan bahwa suatu “permasalahan yang sudah dikenali
hakikatnya dengan tepat sesungguhnya sudah separo terpecahkan.” Ungkapan ini
mempunyai tiga implikasi, yaitu:
a.
Bahwa mutlak perlu mengenali secara mendasar
situasi problematik yang menimbulkan ketidakseimbangan dalam kehidupan
organisasi atau perusahaan.
b.
Pengenalan
secara mendasar berarti “akar” penyebab timbulnya ketidakseimbangan harus
digali sedalam-dalamnya.
c.
Mengambil
keputusan tidak boleh puas hanya dengan diagnosis gejala-gejala yang segera
tampak. Jika hanya gejala yang diidentifikasikan, sangat mungkin “terapinya”
pun hanya mampu menghilangkan gejala tersebut. Padahal yang harus dihilangkan
adalah “sumber penyakitnya”.
2.
Pengumpulan data
Berangkat
dari pandangan bahwa pengambilan keputusan memerlukan dukungan informasi yang
lengkap, mutakhir, dapat dipercaya, dan diolah dengan baik. Berarti bahwa dalam
pengumpulan data ada tiga hal yang mutlak mendapat perhatian, yaitu:
a.
Pentingnya menggali data dari semua sumber yang
layak digali, baik secara internal maupun secara eksternal. Dari segi inilah
harus dilihat pentingnya akses bagi para pengolah data terhadap semua sumber
data.
b.
Pentingnya untuk menjamin bahwa data yang
dikumpulkan relevan dengan permasalahan yang hendak diatasi.
c.
Bahwa mutu data yang dikumpulkan haruslah setinggi
mungkin sehingga informasi yang dihasilkan akan bermutu tinggi pula.
3.
Analisis data
Analisis
data harus mampu menunjukkan berbagai alternatif yang mungkin ditempuh untuk
memecahkan masalah. Oleh karena itu, analisis data diarahkan pada pembentukan
persepsi yang sama diantara berbagai pihak tentang arti data yang dimiliki,
dengan demikian memberikan interpretasi yang sama tentang data tersebut.
4. Analisis
berbagai alternatif
Salah
satu tantangan yang dihadapi dalam mengambil keputusan ialah menemukan jawaban
yang paling tepat terhadap pertanyaan: Apakah dalam mengambil keputusan harus
selalu terdapat berbagai alternatif? Pertanyaan ini penting karena jika seorang
pengambil keputusan dihadapkan kepada hanya satu alternatif dan ia memutuskan
untuk menggunakan alternatif tersebut, yang bersangkutan sudah mengambil
keputusan. Bahkan teori pengambilan keputusan mengatakan bahwa jika seseorang
memutuskan untuk tidak mengambil keputusan, tindakannya itu adalah pengambilan
keputusan juga.
5.
Pemilihan alternatif
Jika
dilakukan dengan cermat, analisis berbagai alternatif akan “memberi petunjuk”
tentang alternatif yang sebaiknya digunakan karena akan membuahkan solusi yang
paling efektif. Alternatif di pilih dengan demikian, merupakan alternatif yang
tampaknya paling baik. Pengalaman mengambil keputusan di masa lalu dan
keyakinan bahwa keputusan yang diambil adalah keputusan yang terbaik.
6. Implementasi
(pelaksanaan)
Apakah
alternatif yang dipilih merupakan pilihan yang terbaik atau tidak diuji pada
waktu digunakan dalam arti mampu tidaknya menghilangkan situasi permasalahan
dan apakah permasalahan yang dihadapi tersebut dapat dipecahkan secara efektif
atau tidak.
7. Evaluasi
(penilaian)
Hasil
pelaksanaan memerlukan penilaian yang objektif, rasional dan berdasarkan tolok
ukur yang baku. Seperti dimaklumi, hasil penilaian dapat menunjukkan bahwa
hasil yang di capai melampaui harapan, sekedar sesuia dengan sasaran atau
kurang dari sasaran. Kesemuanya itu menjadi bahan penting dalam mengelola
organisasi atau perusahaan di masa depan.
- Proses Pengambilan
Keputusan
Banyak manajer yang harus membuat suatu
keputusan dengan metode pembuatan keputusan informal untuk memberi pedoman bagi
manajer. Tidak ada pendekatan pembuatan
keputusan yang dapat menjamin bahwa manajer akan selalu membuat
keputusan yang benar. Akan tetapi, bagi para manajer yang menggunakan suatu
pendekatan yang rasional, intelektual, dan sistematis akan berhasil jika
dibandingkan dengan para manajer yang menggunakan pendekatan informal.
Beberapa
manfaat dalam proses pengambilan keputusan, antara lain :
a. Pengambilan
keputusan yang rasional
Suatu proses pengambilan keputusan yang
lebih menekankan pada pengujian alternatif tindakan berdasarkan fakta atau
informasi yang jelas dan bukan hanya berlandaskan pada dugaan subjektif dan
dorongan emosional. Maka pengambilan keputusan rasional berproses melalui
beberapa tahapan antara lain : identifikasi dan perumusan masalah, rumusan
alternatif pemecahan masalah, pertimbangan mengenai akibat dan konsekuensi yang
mungkin terjadi, dan akhirnya pemilihan kebijakan atau strategi sesuai dengan
tujuan.
b. Peramalan
(forecasting)
Tujuannya
adalah mengendalikan apa yang mungkin terjadi sehingga keadaan yang tercipta
sesuai dengan kehendak pengambil keputusan. Peramalan yang dihasilkan
berdasarkan data dan informasi itu secara umum dapat dibedakan menjadi tiga
menurut intensitas pemakaian informasinya yaitu :
Ø Konjektur
atau dugaan, peramalan yang lebih banyak menggunakan penilaian subjektif dan data
kuallitatif
Ø Prediksi,
peramalan yang menggunakan kerangka teori dan iferensi data sebagai landasan
Ø Dan
proyeksi, yaitu peramalan yang menggunakan ekstrapolasi kecenderungan (trend
extrapolation) sebagai landasan
c. Membandingkan
alternatif tindakan
Data
dan informasi yang baik Merupakan landasan yang kuat untuk mengidentifikasi
berbagai rangkaian tindakan yang dapat dilaksanakan. Pengambilan keputusan juga
dapat membandingkan alternatif tindakan mana yang paling mungkin dan paling
tepat untuk dilaksanakan.
d. Membuat
analisis dampak
Setiap
dampak dari sebuah kebijakkan baik yang bersifat langsung maupun tidak langsung
harus senantiasa mendapat perhatian dari pembuat keputusan.
e. Membuat
model
Adalah
upaya untuk menggambarkan realitas dengan menggunakan berbagai bentuk replika
yang lebih padat dan ringkas. Sesuai dengan tingkat pengambilan keputusan,
suatu model dapat berbentuk sederhana hanya dengan menggambarkan sebuah aspek
atau komponen situasi, tetapi juga dapat berbentuk sangat kompleks jika
diusahakan untuk menggambarkan sistem sosial ekonomi secara keseluruhan.
Untuk semua data dan informasi yang
dimaksudkan sebagai pendukung keputusan, aspek penyimpanan dan pengambilan
kembali (storage and retrieval) memerlukan perhatian yang lebih besar dari para
manajer organisasi publik karena keputusan-keputusan yang bersifat strategis
akan sangat tergantung kepada efisiensi dalam penyimpanan dan pencarian kembali
terhadap informasi tersebut. Proses penyimpanan dan pencariaan kembali
hendaknya dilaksanakan dengan kriteria sebagai berikut :
Ø Data
yang disimpan harus dapat diperoleh kembali dengan mudah
Ø Seharusnya
data yang disusun dalam benntuk yang mudah dipahami oleh siapapun yang
memerlukannya
Ø Data
yang relatif cepat usang (out of date) hendaknya disimpan dengan cara yang
mudah dan teratur, sehingga dapat diperbarui bila terdapat informasi-informasi
yang baru muncul
Ø Metode
penyimpanan harus realistis dilihat dari aspek tenaga, keuangan dan
sumber-sumber daya lain yang menunjang pengoperasian dan pengelolaannya
- Sistem Pendukung Keputusan
Di dalam organisasi-organisai publik,
banyak keputusan yang tidak berulang ( non-recuring/non- repetitive decision )
yang harus di buat oleh para manajer atau pembuat keputusan.
Keputusan-keputusan itu biasanya bersifat sangat strategis dan menghadapkan
para manajer pada situasi-situasi unik yang belum pernah terjadi
sebelumnya.oleh sebab itu istem sebagai pendukung keputusan ( Decision Support System ) sangat penting peranannya dalam
dalam membantu proses pembuatan
keputusan dalam organisai-organisasi publik.
Parker
( 1989:396) mangatakan bahwa decision support system ( DSS ) adalah “suatu
sistem yang menyediakan sarana yang memungkinkan para manajer untuk
mengembangkan informasi sedemikian rupa sehingga sesuai dengan keputusan yang
akan dibuat”. DSS oleh sebab itu dalam praktik DSS informasi
lebih interaktif dan mudah digunakan pemakai ( heavy user/display device
interaction ) beserta proses-proses pembuatan model dari mekanisme trial-and
error, simulasi,atau sistem-sistem yang memperhitungkan berbagai kemungkinan
dari suatu keputusan.
Ditinjau
dari struktur organisasi, jeni-jenis keputusan dapat dibagi menjadi tiga, yaitu
:
1. Keputusan
adminstratif, adalah keputusan yang diambil oleh seorang administrator atau
manajer puncak sebagai pucuk pimpinan organisasi. Keputusan ini bersifat umum,
berfungsi sebagai landasan bagi kebijakan-kebijakan dan keputusan teknis
operasional oleh organisasi secara keseluruhan.
2. Keputusan
eksekutif, adalah keputusan yang diambil oleh manajer eksekutif. Jadi tugas
manajer eksekutif adalah menerjemahkan gagasan-gagasan manajer administratif
dan mengkoordinasi fungsi-fungsi dalam organisasi untuk melaksanakan
gagasan-gagasan tersebut.
3. Keputusan
operasional, adalah keputusan yang diambil oleh seorang manajer operasional
dalam rangka pelaksanaan gagasan, arahan dan kebijakan manajer di atasnya
disesuaikan dengan sistem koordinasi yang dikembangkan oleh manajer eksekutif.
- Kesimpulan
Sehubungan
dengan uraian di atas, maka dapat
diambil kesimpulan bahwa dengan adanya aktivitas Sistem Informasi Manajemen yang
berbasis komputer, para pimpinan perusahaan/manajer dapat lebih mudah, murah,
efisien dan efektif dalam upaya pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya
dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen, seperti perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), penggerakkan (actuating), dan pengawasan
(controlling), serta dapat mempertimbangkan tindakan –tindakan yang akan
dilakukan agar dapat mencapai tujuan yang telah di tentukan .
- Saran
Kami menyarankan kepada semua
pengguna Sistem Informasi Manajemen untuk memperhatikan aspek-aspek dalam pemgambilan
keputusan. Misalnya: jenis-jenis, tingkat pengambilan keputusan dan
menganalisis keputusan agar tujuan perusahaan tercapai secara optimal dan
seperti apa yang diharapkan. Amien.
DAFTAR PUSTAKA
Wahyudi Kumorotomo dan Subando
Agus Margono.1998.Sistem Informasi
Manajemen Dalam Organisasi-Organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada
University Press.
Sondang P.Siagian. 2003.Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara,
0 komentar:
Posting Komentar